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Sacadas sobre gestão, finanças e tributação para micro e pequenas empresas.

Gestão financeira para micro e pequenas empresas: é mais simples do que você imagina

No dia-a-dia o empresário acaba deixando de lado a gestão financeira. Nós separamos neste artigo alguns conceitos para gerenciar seu financeiro. Confira!

Autor: Cezinha Anjos | Leia em 8 minutos

Muitas vezes o empresário está tão imerso nas operações do dia-a-dia que acaba deixando de lado a gestão financeira do seu negócio. Isto acontece, pois ele acredita que ter uma boa visão financeira do seu negócio é sinônimo de horas e horas tentando entender diversos relatórios que só um contador seria capaz. Ainda bem que esta é uma visão equivocada.

Aqui na ASSEINFO, nós acreditamos que um gestor de uma pequena empresa não precisa e nem deve perder boa parte do seu escasso e precioso tempo tentando entender uma pilha de relatórios. Por isso, nós separamos neste artigo alguns conceitos muito simples, porém, fundamentais.

O fundamental

Saiba separar os custos das despesas

Um erro muito comum é achar que custos e despesas são a mesma coisa. Podemos dizer que custos e despesas são gastos, mas com propósitos totalmente diferentes.

Os custos são aqueles gastos ligados a produção ou comercialização de bens ou serviços. Eles são facilmente identificados com o seguinte pensamento: “Quanto mais eu vender, mais estes gastos aumentarão”. Você pode considerar como custo coisas como matéria prima, compra de mercadorias para revenda, frete, em alguns casos a comissão dos vendedores e até mesmo custos financeiros como taxas de boleto ou taxas de cartão de crédito.

Já as despesas são gastos relacionados com a administração da empresa. Elas são identificadas com o pensamento: “Vendendo ou não, eu terei estes gastos”. Despesas com aluguel, salários do pessoal do escritório, cafezinho e telefone podem ser considerados exemplos de despesas.

Entenda a diferença entre Regime de Caixa e Regime de Competência

Alguns relatórios você analisará através do regime de competência e outros pelo regime de caixa. Por isso, é muito importante você saber diferenciá-los.

O regime de caixa é o mais simples. Você considerará o gasto ou a receita na data em que ele entrou no seu caixa. Por exemplo, se você comprou uma assinatura anual de uma revista e pagará 3 parcelas de R$ 40,00, então, você terá 3 lançamentos no caixa – um a cada 30 dias conforme o pagamento seja realizado.

O regime de competência é um pouco mais complexo de ser entendido. Você deve usar a data na qual aquela despesa ou receita compete, ou seja, quando aconteceu – não importa se você pagou ou quando pagou. Ainda no nosso exemplo da revista, você terá 12 lançamentos mensais de R$ 10,00, pois a competência da assinatura é anual.

Revistas, jornais, seguros, décimos e férias, são casos excepcionais. Normalmente a regra é mais simples: por caixa você deve considerar a data de pagamento e por competência você deve considerar a data de emissão ou realização.

Acompanhe o DRE uma vez por mês

Alguns conhecem como demonstração de resultado do exercício e outros conhecem como demonstrativo de resultado do exercício. Na verdade como este relatório se chama não é tão importante. O mais importante mesmo é o que ele pode lhe dizer.

O DRE é calculado usando como base o regime de competência. Nele as receitas e gastos são organizados em categorias. A última linha deste relatório indica se a sua empresa deu lucro ou prejuízo, mas esta não é a única coisa a ser analisada.

O corpo do relatório pode indicar pra onde o dinheiro da empresa está escoando. Ele pode lhe ajudar a apertar o cinto no lugar correto em épocas de crise.

Através dos dados gerados pelo DRE, nós podemos calcular outros indicadores muito interessantes como margem de contribuição, ponto de equilíbrio, lucratividade e outros. Você pode ainda usar o DRE como base para um planejamento orçamentário e até mesmo avaliar se o seu negócio é passivo de uma alavancagem operacional.

Se você não tiver tempo pra fazer nada disso que foi descrito acima, ao menos olhe o seu DRE uma vez por mês lendo a última linha. Ela indicará se a empresa está dando lucro ou prejuízo.

Acompanhe semanalmente o fluxo de caixa

Dentre todas as ferramentas financeiras disponíveis, o fluxo de caixa é a de maior importância. Se o seu tempo é escasso e você precisar escolher entre um grupo de coisas para monitorar, então dê preferência ao fluxo de caixa.

A sua empresa pode quebrar dando lucro e o fluxo de caixa é o instrumento que irá lhe avisar caso isso esteja acontecendo. Por exemplo: sua empresa pode estar vendendo bastante a prazo e o DRE pode estar apontando lucro. Porém, suas despesas podem vencer antes de você começar a receber e a sua empresa pode ficar sem capital de giro. Neste momento a sua empresa estará dependente de dinheiro externo para quitar as dívidas e até mesmo realizar novas compras.

O fluxo de caixa é gerado usando o regime de caixa, ou seja, você deve usar a data em que o pagamento foi ou será realizado. O relatório irá mostrar como ficará o saldo das contas da empresa ao longo do tempo à medida que as contas a receber e a pagar sejam realizadas.

Tente alimentar o fluxo de caixa diariamente, mas caso não dê, faça isso pelo menos uma vez por semana. Você precisa ter pelo menos uma visão de 90 dias pra frente. Assim como o DRE lhe dará uma visão do passado, o fluxo de caixa lhe mostrará o futuro.

E se sobrar tempo…

Lucratividade é diferente de Rentabilidade

A lucratividade é quanto a empresa ganhou sobre as vendas. Digamos que a empresa teve um lucro líquido de R$ 10 mil e uma receita bruta de R$ 200 mil. Neste caso a lucratividade será de 5%.

Já a rentabilidade é o retorno que a empresa teve em cima de um investimento. Digamos que a empresa compre um equipamento que custe R$ 100 mil. Digamos ainda que por causa desse equipamento a empresa faturou R$ 13 mil. Logo, a rentabilidade deste investimento foi de 13%. É através da análise da rentabilidade que você decide se o seu dinheiro vale a pena ser investido na empresa ou em uma aplicação bancária.

Estas são informações coletadas no DRE.

Ponto de Equilíbrio

Você sabe quanto de produto ou serviço você precisa vender para que as suas receitas empatem com seus gastos? Este é o conceito de ponto de equilíbrio: é quando suas receitas atingem exatamente o tamanho dos gastos. Ao calcular o ponto de equilíbrio, você terá a quantidade de produtos ou serviços que você precisa vender para cobrir todos os seus gastos e obter lucro zero. Você pode ainda calcular o ponto de equilíbrio para obter um lucro X desejado.

Estas são informações coletadas no DRE.

Planejamento Orçamentário

O planejamento orçamentário é um exercício de imaginação de quanto a empresa faturará e gastará num período. No planejamento você especificará o quanto você gastará de água, energia, salários, receitas e etc. Uma maneira muito simples de montar um planejamento orçamentário é adicionar no DRE uma coluna chamada “orçado” para cada mês. Assim, você pode ir comparando ao longo do ano se o “orçado” está coerente com o “realizado”.

É possível também montar um planejamento orçamentário baseado no fluxo de caixa.

Reserve um tempo no fim do ano para montar o planejamento orçamentário do próximo ano e mensalmente avalie ele junto com o DRE.

Alavancagem Operacional

Muitas vezes a empresa possui recursos que estão ociosos e com isto torna-se possível aumentar o faturamento da empresa sem aumentar as despesas – note que não estamos falando de custos! Ou seja, a alavancagem operacional consiste em tentar aumentar o faturamento da empresa utilizando as mesmas pessoas, mesmas máquinas, mesmas estruturas e qualquer outra despesa que esteja ociosa.

A minha empresa conseguiria aumentar a quantidade vendida ou o preço sem mexer na estrutura fixa dela? O segredo da alavancagem operacional é aumentar a receita bruta, os impostos e os custos variáveis, mas mantendo as despesas fixas. No final você estará aumentando o lucro da sua empresa.

Capital de Giro

Digamos que eu tenha comprado uma mercadoria por R$ 100,00 e pagarei daqui a 30 dias. A mesma mercadoria eu vendi por R$ 200,00 e receberei daqui a 60 dias. Sob o ponto de vista do DRE o meu lucro foi fantástico. O problema é que eu pagarei ao meu fornecedor bem antes de receber do meu cliente e se eu não tiver dinheiro para segurar esta operação, mesmo tendo lucro, a minha empresa pode quebrar. Em poucas palavras o capital de giro é isto: um dinheiro que permite que sua operação consiga segurar a sua mercadoria em estoque e as vendas a prazo.

Amarrando as pontas

Os dois principais relatórios para gestão financeira são o DRE e o fluxo de caixa. O DRE lhe dará uma visão contábil do que aconteceu com a empresa – serve para você entender o seu passado. Já o fluxo de caixa é o relatório que lhe mostrará o impacto futuro dos pagamentos e recebimentos da sua empresa. Ambos são igualmente importantes e complementares, porém, se você não tiver tempo pra nada, dê preferência ao fluxo de caixa. Uma empresa pode quebrar por falta de gestão de fluxo de caixa, mas dificilmente quebrará por falta de gestão via DRE caso ela tenha uma boa gestão de caixa.

À medida que estes relatórios façam parte do seu dia-a-dia, tente incorporar também os demais conceitos. Você não precisa ser um expert em finanças e nem passar a metade do mês lendo relatórios. Acreditamos que sua gestão pode melhorar muito com um pouquinho de sua dedicação.

Com o passar do tempo você perceberá que ler os relatórios é a tarefa mais fácil. O mais árduo é organizar toda essa informação e por isso um sistema de gestão pode lhe ajudar muito. Mas isso não impede que você comece hoje mesmo manualmente.

Você tem alguma outra dica? Não deixe de comentar.