Gestão Zen

Sacadas sobre gestão, finanças e tributação para micro e pequenas empresas.

Esqueço o que gastei, e agora?

Fazer a prestação de contas pode não ser a tarefa mais fácil se você mistura o seu dinheiro com o da empresa. Saiba mais!

Autor: Cezinha Anjos | Leia em 4 minutos

Registrar todos os gastos é fundamental para uma boa gestão financeira.

Mas, com a correria do dia a dia, por vezes, o empreendedor sai com dinheiro no bolso e acaba tendo outros gastos além dos planejados.

Quem nunca saiu para pagar uma conta e teve que abastecer o carro, pagar um pedágio ou parou para tomar um cafezinho, que atire a primeira pedra.

O grande problema é que alguns desses gastos não são lembrados e lançados no financeiro. Principalmente os gastos menores que acabam passando batidos.

Durante o mês, com o passar dos dias, esses pequenos gastos vão se acumulando, e no final acabam se tornando em um montante nem tão pequeno assim…

A prestação de contas também vira um verdadeiro pesadelo: já não se lembra onde gastou, quanto gastou e sequer com o que gastou.

Além de furar o caixa, você mascara os gastos que a empresa tem e não consegue enxergar a situação real do seu negócio.

Se você faz parte do grupo “esqueço o que gastei”, continue lendo esse artigo para saber como driblar esse problema!

Não lembro dos meus gastos

Se você se identifica com esse problema, não vale justificar sua falta de gestão por causa dele, ok?! 😃

Nós separamos um método para que você fuja dessa objeção e comece a registrar tudo agora mesmo.

Afinal, sua gestão financeira só vai funcionar de verdade quando você tiver esses dados.

Vamos lá?!

1 – Separe o dinheiro para os gastos

A maioria dos empreendedores paga as contas da empresa com o dinheiro pessoal e depois repõe o que gastaram do caixa da empresa. E é aí que está o primeiro erro.

Fazer essa mistura de dinheiro, normalmente, faz com que os registros fiquem todos atropelados.

Vai sair para pagar as contas da empresa? Esqueça o seu dinheiro pessoal. Pegue do caixa da empresa o necessário para pagar as contas e registre esse valor.

O ideal é que você nem leve o seu dinheiro pessoal, como está saindo a trabalho não terá gastos pessoais e ainda não corre risco de misturar o seu dinheiro com o da empresa.

2 – Pague e anote

Agora que você só tem o dinheiro da empresa em mãos é hora de começar sua jornada de pagamentos.

Tenha em mente que você precisa anotar tudo o que gastar. Cada mínimo gasto deve ser anotado: quanto foi e para que foi. Se tiver comprovante, melhor ainda!

Isso não quer dizer que você tenha que registrar no seu sistema de gestão ou na planilha do financeiro na mesma hora que gastar.

Você pode fazer o uso de planilhas em papel ou online para anotar cada gasto, identificando o que foi e qual o valor. Por exemplo:

Estacionamento do banco R$ 10,00
Boleto da energia elétrica R$ 150,00
Boleto dos impostos R$ 350,00
Cafezinho R$ 4,50

Registrando os gastos no papel

Se você optar por ter uma planilha impressa, lembre-se que ela tem que ser prática e rápida de ser preenchida.

Nós criamos um modelo gratuito que pode ajudar. É só acessar, imprimir e começar a usar.

Não se preocupe em descrever os gastos detalhadamente. Só coloque uma descrição que você lembre como categorizá-lo depois.

Por exemplo: se você abasteceu, não precisa descrever o posto e o horário, pode colocar apenas Gasolina e anotar o valor – R$ 50,00.

Você pode otimizar ainda mais o seu trabalho se antes de sair já registrar as linhas dos gastos que sabe que terá.

Por exemplo: se você vai pagar o fornecedor 1, o fornecedor 2 e abastecer, já pode sair com essas linhas preenchidas na planilha, acrescentando apenas os gastos não previstos caso ocorram.

Utilizando uma planilha no Google Drive

Se você, assim como eu, não gosta de andar com papel, pode apostar em uma planilha online no Google Drive.

Para isso é necessário ter o aplicativo instalado no seu celular, para não correr o risco de ficar sem Internet e não conseguir fazer os registros em tempo real.

Depois é só imprimir a planilha já preenchida e ir para o próximo passo.

3 – Preste conta

Para finalizar, não se esqueça de prestar contas.

Entregue o troco do dinheiro da empresa para o responsável pelo financeiro juntamente com o registro dos gastos.

Lembra que a gente falou lá em cima para andar na carteira com dinheiro exclusivamente da empresa?

Agora fica fácil. Você só terá que tirar todo o dinheiro da carteira e entregar para a pessoa responsável pelo financeiro da sua empresa.

Se a conta não fechar é porque você esqueceu de anotar algum gasto, a postura mais correta seria registrar essa falta como seu pró-labore ou salário.

Uma dica é fazer toda a prestação de contas assim que voltar à empresa, seja no mesmo dia ou no outro. Assim, você não acumula os gastos e evita de misturar o dinheiro da empresa com o seu.

Não deixe de compartilhar conosco se essas dicas ajudaram! 💪